Gestión de procesos de negocios en la Coordinación de Posgrado de la DACYTI

Abstract

En la actualidad, las organizaciones enfrentan el desafío de modernizar sus procesos administrativos para responder a las crecientes demandas de eficiencia, transparencia y calidad. En particular, muchas Instituciones educativas gestionan sus actividades de forma manual, lo cual genera retrasos, duplicidades y falta de trazabilidad en la información. Tal es el caso de la Coordinación de Posgrados de la División Académica de Ciencias y Tecnologías de la Información (DACYTI) de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (UJAT), donde se identificó una ausencia de procesos estandarizados y automatizados. Ante esta problemática, la presente investigación tiene como objetivo principal desarrollar un Sistema de Gestión de Procesos de Negocios (SBPM) que automatice y optimice los procesos administrativos y académicos de la Coordinación de Posgrados de la División Académica de Ciencias y Tecnologías de la Información (DACYTI) de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (UJAT). Este sistema busca mejorar la eficiencia, trazabilidad y transparencia en la gestión de la Coordinación, alineándose con las normativas institucionales y respondiendo a la necesidad de modernización en la administración educativa. La investigación adopta un enfoque cualitativo con un diseño descriptivo-aplicado. En su desarrollo, se realiza un análisis de los procesos actuales, que carecen de estandarización y son gestionados de manera manual, lo cual genera ineficiencias y retrasos. Con base en este diagnóstico, se modelan los procesos clave utilizando el estándar BPMN (Business Process Model and Notation) y se selecciona la herramienta BonitaSoft para implementar el SBPM. Entre los principales resultados obtenidos, destaca el modelado de todos los procesos administrativos de la Coordinación de Posgrados, lo cual proporciona una base estructurada y comprensible para su análisis y mejora continua. Asimismo, se logró la automatización del proceso "Seguimiento de Estancia de Vinculación", considerado como uno de los más relevantes por su impacto directo en la formación de los estudiantes y en la coordinación interinstitucional, asegurando el cumplimiento de las normativas y fortaleciendo la calidad administrativa de la Coordinación de Posgrados de la DACYTI. Este proyecto ofrece una solución innovadora para los retos actuales de la gestión educativa y brinda una propuesta viable para replicarse en otras áreas de la institución y contribuir al fortalecimiento de la calidad administrativa en el ámbito académico.