Diagnóstico para el mejoramiento del sistema de control interno de la empresa Office Express

Abstract

OFFICE EXPRESS, es una empresa que presta servicios de fotocopiado, enmicado, engargolado así como: comercialización de suministro para oficinas, (computo, papelería y consumibles) y recarga de tiempo aire etc. En los últimos años, la empresa ha crecido rápidamente y por tal razón la gerencia de la empresa se ve enfrentada a la necesidad de mejorar sus procesos y optimizar el control de sus recursos y actividades. Por tal razón, se propone realizar el diagnóstico de la situación actual en el tema de control Interno para la empresa OFFICE EXPRESS, tomando como base los parámetros definidos por el informe COSO; con el fin de proponer ajustes al mencionado sistema de acuerdo con las falencias y necesidades de la empresa. Para evaluar el sistema de Control Interno, se utilizan los siguientes instrumentos: Encuesta. Principalmente el diseño y aplicación de una encuesta con preguntas de tipo opción múltiple relacionadas con los diferentes agentes de control, tomando como base el informe COSO. El objetivo de la encuesta, es evaluar todos los componentes del Control Interno desde la percepción de la parte estratégica, táctica y operativa de la empresa. Se valoran cinco componentes del Control Interno: 1.- Ambiente de Control, 2.- Evaluación de riesgos, 3.- Información y Comunicación, 4.- Actividades de Control, y 5.- Monitoreo. La encuesta es aplicada en forma de entrevista personal a tres individuos relacionados con la administración de la empresa, pero de nivel jerárquico diferente. De esta manera se aplica una encuesta al Gerente General de la Empresa, otra al asistente del gerente y una última al auxiliar de oficina. La finalidad de evaluar el control Interno desde estas tres instancias, es validar los resultados que se obtengan con el diagnóstico, pues se debe tomar en cuenta que la percepción e intenciones acerca del control interno pueden ser unas para el Gerente de la Empresa, y la percepción de los Empleados. Observación y Verificación Documental. Mediante la solicitud y análisis de documentación, se busca identificar y describir las actividades de las distintas áreas de la empresa, la efectividad de los controles respectivos. Entre los resultados se destacan: Ambiente de Control: con una calificación promedio de 2.12 se determina el mínimo cumplimiento del sistema de control interno en lo que se refiere al ambiente de control. Evaluación de riesgos: con un valor promedio de calificación de 1.98 el nivel de cumplimiento para este item es mínimo. Información y comunicación: la calificación promedio obtenida es de 2.56 ubicándose también en un mínimo nivel de cumplimiento Actividades de control: calificación promedio de 2.77 por lo que se establece un mínimo nivel de cumplimiento. Monitoreo: la calificación promedio para el monitoreo es de 1.33 ubicándose en un nivel de cumplimiento nulo. No se ejercen actividades de auditoría sobre los procesos y procedimientos. Durante el proceso de auditoría, se logra establecer que la gerencia de la Empresa no vislumbra la importancia del Control Interno y las implicaciones de los riesgos que se corren por las falencias en este aspecto. Al respecto se logra generar conciencia alrededor del tema.